ソリューション事例

Ａ社では、社をあげて「開発期間の30%短縮」を目標に、課題の克服に乗り出した。新薬の開発には、数多くの文書業務がつきものであり、国際規格がある、 複雑で大量の文書は、ミスが許されないだけに事務負荷も大きかった。
新薬の承認申請書類だけで大型キャビネット１つ分と言われる製薬企業にあって、文書業務の効率化がキーポイントとなるなのは明らかであった。

Ａ社では現場主導で、約1年半をかけて新システムの要件項目をまとめ上げた。
新たな文書管理システムはベンダーＨ社に発注したが、そのPDF変換エンジンには OpenFlow が組み込まれた。
Ａ社では今、その効果を確認しつつ、更なるステップに進もうとしている。

Ｂ社の各営業部門では、取扱商品の情報共有を進めるため、商品それぞれの特長とセールスポイント、関連情報や注意事項などをまとめた「販売マニュアル」を、社内イントラネットで公開している。この「マニュアル」は各担当者がMS-Officeで作成するが、文書作成以上の処理業務を担当者に課すのは、明らかに無理があった。
タイムリーなアップやデータ更新、共通性の確保など、ビジネスの実務面で問題がでないよう、 Ｂ社ではOpenFlowを導入して運用の自動化を図った。

担当者の文書作成後は、PDF変換からセキュリティーなどの加工、イントラネットへのアップ作業までを、OpenFlowで一貫して自動処理している。
当初は「マニュアル」専任者を設ける案もあったが、特に問題なく運用されている。

Ｃ社では、大量の設計図面をCADの電子データで管理していた。
しかし、以前からの紙の図面も未だ数多く残っていて、電子データと紙図面との関連性確保は、業務改善の懸案事項ではあったが、なかなか手がつけられずにいた。この問題に加えて、今後の設計管理に向け、CADフォーマットの電子データについても長期見読性を保証する必要に迫られるようになった。
そこでＣ社では、OpenFlowを使用して、紙データと電子データをPDFに変換し、設計図面PDFのメタデータを抽出・管理するシステムを導入した。

古い紙図面の整理には苦労を要したものの、C社の幾つかの課題は一挙に解決されたこととなった。

D社では新薬の申請文書の作成に「OpenFlow Report Publisher」をオンプレミスで導入し、エンドユーザーはWord, Excel文書から新薬申請に必要なeCTD形式のPDFリーフファイルを作成している。
D社では国内の文書管理クラウドサービスを追加するに当たり、既存のOpenFlowにクラウドサービスとAPI連携する「ECMWatcher」サービスを追加した。これによりクラウドサービス上の文書も自動的にeCTD形式のPDFに変換し、元文書に添付して管理できるようになった。

Ｅ社は、専門性のある定期誌を発行している出版社である。専門誌の特徴として、発行後のバックナンバー需要がある。従来は、見込みの冊数を倉庫保管して、品切れまでの間、注文を受けて郵送するのが業界の常識だった。

Ｅ社では、各号の発売時に、印刷誌面データをPDFファイル化して保存している。
Ｅ社が他社に先駆けてPDF化を進めた目的は、バックナンバー販売の、｢冊単位の本｣から｢記事単位のPDF｣への変更だった。
読者サービスとしても高く評価されたと同時に、倉庫管理や関連業務を革新して大幅な効率化に成功した。“品切れ”という状態もなくなった。

従来とは全く違う、｢記事｣での受注とそのPDF作成業務は、計画当初から手作業では難しいと想定されていた。
このためＥ社では、OpenFlowを導入して自動化を図った。複数号にまたがる注文も少なくない、面倒なPDF作成に活用している。

F社では新薬申請の各段階の文書作成を定型化し、様々な部署のスタッフがエンドユーザー向けデスクトップアプリ「OpenFlow Report Publisher」を利用してeCTD形式のPDFファイルを作成している。
グローバルに展開されるコンテンツ管理クラウドサービスの導入に際し、「OpenFlow Report Publisher」にもクラウドサービスとの連携機能を導入した。これにより社内ファイルサーバーとクラウドサービス上のファイルをシームレスにエクスプローラ風インターフェースで選択してパブリッシングを行えるようにしている。
OpenFlowは治験総括報告書、治験薬概要書ほか多数の文書形式の処理テンプレートを定義しており、Word, Excel, PDF, RTF等様々な文書ファイルで構成された文書から完全な目次を備えたPDFファイルを生成できる。
近頃、増加する文書作成業務に対応してOpenFlowサーバーを2系列に増強し、ジョブの並列処理による待ち時間の軽減を図っている。